開業部会 業務お得情報⑧

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社労士が知っておきたい生産性向上のためのツール7選

「働き方改革」が世間の注目を集めていますが、社労士事務所自体も業務改善・生産性向上を目指していかなければなりません。特に従業員を雇用していない事務所は、社労士1人ですべての業務を行わなければならず、長時間労働になりがちです。
インターネットバンキングによってATMに並ぶ必要がなくなり、スマホの普及で外出先でもメールの確認ができるようになるなど便利になりましたが、日々新たなサービスが登場してきています。今回は、そんな業務効率改善のためのツールをご紹介いたします。


種類 ツール名 内容 使用した感想
通信系 インターネットFAX FAX機器がなくても、PCやスマホでFAXが送受信できる。費用は月額1,000円程度。 FAXが届くとスマホに通知があり、外出先でも確認できて便利です。また、FAXの確認のために一度事務所に戻る・・・というようなことはなくなりました。
通信系 テレビ電話アプリ PCでテレビ電話・会議ができる。スマホでも使用可能。無料のものから、高機能のビジネス版(有料)もある。 対面で話したい場合や、遠隔地の複数人でミーティングしたい場合に使えます。ただし相手にも同じアプリを入れてもらう必要があり、使い慣れるまでが大変かもしれません。
通信系 モバイルルーター 外出先でもPC・スマホからインターネットに接続できる。費用は月額3,000円位~。 カフェやホテルなどの無料のWi-Fiではセキュリティが心配という方は、モバイルルーターを使った方が安心だと思います。バッテリーが長くもたないのと、地方へ行くと繋がりにくいという点は、改善してほしいところです。
業務系 クラウド会計ソフト インターネット上で利用する会計ソフトで、経理処理から決算書作成まで可能。預金口座やクレジットカードとデータ連携し、入出金が自動的に会計データに反映される。費用は月額1,000円位~。 振込・引き落とし・クレジット使用などと連動して、自動で仕訳が入るため非常に楽です。期末までのシミュレーションや商品別・顧客別に売上比率がグラフで見られるなど、経営分析にも使えます。現金処理は手入力しなければならないため、少し不便だと思います。
業務系 オンライン請求書作成サービス インターネットで請求書の内容をインプットすると、印刷した請求書を郵送してくれるサービス。費用は1件150円位~。 請求書は作成・印刷して封入・発送まで、割と手間がかかります。上記のクラウド会計サービスと連携すれば、売上と入金の消し込みの管理もでき、単なる発送代行以上の価値があると感じています。
業務系 名刺管理アプリ スマホカメラで名刺の写真を撮ると、データベース化され何時でも見れるようになる。無料。 名刺の現物を探さなくても、スマホで検索すればすぐに連絡先がわかり便利です。名刺を撮影すると名前・住所など自動認識で文字化されますが、誤字で登録されてしまうことも割とあるため登録時にはチェックが必要です。
移動系 シェアサイクル 千代田区など都心部に複数ある専用駐輪場で自由に乗り降りできるレンタルサイクル(電動自転車)。最初にユーザー登録が必要。1回30分150円~ スマホで空き自転車を予約し、SuicaなどICカードをかざすとロックが外れ乗車可能。使い終わったら近くの駐輪場で返却。
電車では乗り換えに時間がかかる・ホームまで遠い場合等、自転車のほうが早かったりします。ただし、都心で人が多い道や通勤時間帯では自転車はかなり走りにくいです。また、行先で乗り捨てる為には、付近に専用駐輪場があるかどうか確認しなければならないのが面倒だったりします。

開業部会 宮田 和季




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